事務部門は、各部局等のコンプライアンス推進責任者（部局長等）と連携或いは補佐して公的研究費の適正な管理を行う必要があります。
また、事務職員は、研究費の執行に係る専門家であることを自覚し、常に研究費の適正かつ効率的な執行を心がけなければならず、その支出にあたっては、支出の原因となる事実を確認しなければなりません。また必要に応じて、支出後の詳細なチェックを行うことも求められます。
確認にあたっては、次の点に注意してください。
※第三者検収とは、検収センター等の検収担当者以外の者で次のいずれかに該当するものが行う検収のことです。
ア 発注者との間に利害関係を有しない他の研究室等の者
イ 発注者が所属する部局等の事務部の職員
ウ 契約担当部署の職員
研究者の出張計画の実行状況等の把握・確認については、用務内容、訪問先、宿泊先（ホテル等名）、面談者等の確認を「出張なび」の「報告」等で確認を行い、重複受給がないか等も含め、用務の目的や受給額の適切性を確認し、必要に応じて照会や出張の事実確認を行ってください。
非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理については、研究室任せにならないよう、出勤簿を事務室で管理を行ってください。
また、採用時に面談や勤務条件の説明を行い、定期的に出勤簿・勤務内容の確認等を行ってください。
研究者と同様に研究機関において、公的研究費の取扱に関わる構成員として、次のことを実施する必要があります。