５．研究費使用の手続き

長崎大学教員等発注手続取扱要領により契約書等の作成が必要な契約を除き、１件あたりの契約総額が原則　１００万円以下の教育・研究等に直接的に必要な物品の購入及び修理等の軽微な役務については教員等による直接発注が可能です。

ただし、教員等は、物品購買システム及び物品図書請求システムの発注入力画面から自己の予算残額の確認及び物品等の発注段階における支出財源の特定等を行い、適切に予算を管理しなければなりません。

また、発注後速やかに、物品購買システム又は物品図書請求システムに入力して下さい。

○物品等の場合

●検収について（詳細はフロー図を参照）

原則、財務部経理調達課（各検収センター）又は病院経理調達課（以下「検収センター等」という。）の検収担当者による検収を行います。ただし、時間外、休日、直送等により検収センター等の検収担当者による検収が困難である場合は、納品された物品等の受領又は履行の確認を行った者による検収に加えて第三者検収が必要です。

※第三者検収とは、検収センター等の検収担当者以外の者で次のいずれかに該当するものが行う検収のことです。

ア　発注者との間に利害関係を有しない他の研究室等の者

イ　発注者が所属する部局等の事務部の職員

ウ　契約担当部署の職員

○出張旅費の場合
■旅費支給までの流れ（旅費システム「出張なび」を使用）
出張申請について
  • 出張は、旅行命令権者の発する旅行命令によって行わなければならないため、出張申請は事 　前に行ってください。
  • 他機関から旅費が支給される場合や自宅泊等により交通費、宿泊料、宿泊手当が不要な場合は、必ずその旨を「伝達事項」に記載してください。
出張報告について
  • 出張報告は、出張終了後、速やかに行ってください。
  • 出張報告書には、用務内容、訪問先、宿泊先（ホテル名等）、面談者等を必ず記載してください。また、後日、出張の事実確認を行う場合がありますので、宿泊先の領収書等は大切に保管しておいてください。
証拠書類の提出について
  • 旅費業務の委託業者である㈱日本旅行コーポレートソリューションズにチケット手配を依頼した場合、チケット代の立替払や航空券の領収書の提出は不要です。国内航空券のオンライン手配を行った場合のみ搭乗半券の提出も不要となります。（補助金等で提出が義務づけられているものは除きます。）詳細は経理調達課（旅費・謝金）HP掲載の出張旅費マニュアルにまとめておりますので，御確認ください。
○研究補助業務に係る雇い入れの場合
ポイント
  • ①雇入者に職務内容、契約期間及び給与単価の説明
  • ②労働条件通知書による雇入者への労働条件の通知
  • ③勤務実態の把握
注意事項
  1. 学生を雇用する場合は授業に支障が無いようご留意下さい。
  2. 各部局事務部担当部署から、事務局人事課へ非常勤職員雇用手続を行ってください。（ただし、ＲＡ・短期パートは各部局事務部担当部署で雇用手続（③、④）を行い人事課へ報告してください。）
  3. 職務内容と勤務実態を把握してください。（参照）
○研究者等のエフォート管理に関する取扱いについて

競争的研究費等の外部資金により雇用される研究者等が当該プロジェクト実施に係る業務以外の業務に従事する場合は、当該業務に係るエフォート管理を適切に行ってください。

１.　定義
外部資金 運営費交付金及び自己収入（交付金対象）以外を財源とするものをいいます。
管理対象者 外部資金により当該プロジェクト実施のために雇用される研究者等のうち、当該資金の取扱いにより勤務時間内にプロジェクト業務以外の業務に従事することが可能とされており、適切なエフォート管理を必要とするものをいいます。
エフォート 研究者等の当該年度（4/1～3/31）における全仕事時間100％に対する当該プロジェクトの実施に必要とする時間の配分割合（％）をいいます。
２.　手続き
①エフォートの申告に関する手続き【管理対象者の業務開始前】
②従事状況の報告にかかる手続き
③人件費の執行にかかる手続き

※研究者等のエフォート管理に関する取扱いの詳細や各様式は、令和４年４月１日の人事課からの通知を参照してください。

※通知済みの各様式は一例であり、必要に応じて項目の追加、変更等を行ってください。

※外部資金において、エフォート管理に関する取扱いが別にある場合は、それに従ってください。